Spracovanie osobných údajov

Oznámenie o ochrane osobných údajov (Privacy Notice) 

Nášmu Spolku pre ochranu osobných údajov, so sídlom Lazaretská 2313/3A, 81108 Bratislava-Staré Mesto, Slovenská republika, IČO: 52 652 157, zapísaného v registri občianskych združení MV SR pod č. VVS/1-900/90-57313 (ďalej len ako „Prevádzkovateľ“ alebo „Spolok“) záleží na ochrane osobných údajov a v tomto oznámení o ochrane osobných údajov nájdete informácie o tom ako osobné údaje náš Spolok spracúva, a to najmä na aké účely a na základe akých právnych základov, komu ich náš Spolok poskytuje alebo sprístupňuje, aké práva Vám v súvislosti s ochranou osobných údajov prináležia a podobne.

 

Náš Spolok je Prevádzkovateľom Vašich osobných údajov, to znamená, že náš Spolok určuje účely a prostriedky spracúvania Vašich osobných údajov.

 

Snažili sme sa v tomto oznámení uviesť všetky podstatné informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov našim Spolkom, avšak v prípade, ak nadobudnete oprávnený dojem, že v tomto oznámení nie sú obsiahnuté všetky informácie o tom, ako Vaše osobné údaje náš Spolok spracúva, máte právo na prístup k týmto osobným údajom a požadovať od nášho Spolku dodatočné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov (bližšie informácie k predmetnému právu na prístup a k ostatným právam, ktoré Vám vyplývajú z GDPR, nájdete nižšie v 7. časti tohto oznámenia).

 

Vaše osobné údaje spracúvame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len ako „GDPR“) a príslušnými ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „ZoOOÚ“), ktoré sa na náš Spolok vzťahujú.

 

Pre účely zodpovedania akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov alebo prijatia a vybavenia žiadostí a iných podnetov dotknutých osôb, použite prosím nasledovné kontaktné údaje:

 

Názov: Spolok pre ochranu osobných údajov

Adresa: Lazaretská 2313/3A, 81108 Bratislava-Staré Mesto, Slovenská republika

Email: spolok@soou.sk

 

Obsah oznámenia:

 

  1. AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME 2
  2. PREČO MÁME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE A NA ZÁKLADE ČOHO MÁME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE 2
  3. PRÍJEMCOVIA ALEBO KATEGÓRIE PRÍJEMCOV OSOBNÝCH ÚDAJOV 6
  4. DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV 8
  5. AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE A PROFILOVANIE 8
  6. PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV DO TRETÍCH KRAJÍN 8
  7. VAŠE PRÁVA AKO DOTKNUTEJ OSOBY 9
  8. ZMENY V TOMTO OZNÁMENÍ 12

 

 

1.     AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME

 

Bežné osobné údaje: Náš Spolok ako Prevádzkovateľ spracúva bežné osobné údaje, ktoré nám poskytnete osobne alebo ich náš Spolok získa z iných zdrojov, elektronicky emailom, prostredníctvom našej webstránky alebo inými prostriedkami.

 

Osobitné kategórie osobných údajov (citlivé údaje): Náš Spolok ako Prevádzkovateľ spracúva osobitné kategórie osobných údajov (citlivé údaje) veľmi výnimočne, a to len výlučne vtedy, ak nám ich dobrovoľne poskytnete, ak ich spracúvame na relevantnom právnom základe a ak sú pre náš Spolok skutočne nevyhnutné.

 

 

2.     PREČO MÁME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE A NA ZÁKLADE ČOHO MÁME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE

 

  • Na účel výberu členov Spolku

 

Náš Spolok spracúva bežné osobné údaje, ktoré vyplníte v našej prihláške o členstvo alebo nám ich poskytnete iným spôsobom, a to za účelom prihlásenia sa za člena Spolku. V rámci predzmluvných vzťahov a v súlade s internými postupmi a stanovami Spolku posúdime a rozhodneme, či budete prijatý za člena Spolku. V prípade, ak dôjde k rozhodnutiu, že nebudete za člena prijatý, túto skutočnosť Vám bez zbytočného odkladu oznámime a Vaše osobné údaje okamžite vymažeme, pokiaľ nebudeme mať iný právny základ na ich uchovávanie.

 

  • Na účel vedenia členov Spolku

 

Náš Spolok spracúva (eviduje) bežné osobné údaje našich členov v súlade so stanovami Spolku (zmluvou). Náš Spolok spracúva aj ďalšie osobné údaje našich členov na základe oprávneného záujmu, ktoré sa týkajú rôznych činností a aktivít súvisiacich s činnosťami a aktivitami Spolku (napríklad údaje súvisiace s odbornými publikáciami člena, účasťou na konferenciách, prednáškach alebo verejných vystúpeniach člena a iné aktivity členov v oblasti ochrany osobných údajov, vrátane archivácie histórie členstva), nakoľko náš Spolok má oprávnený záujem na tom, aby spracúval tieto osobné údaje členov, ktoré sú priamo spojené s cieľmi a činnosťou Spolku.

 

Náš Spolok eviduje zoznam svojich členov, ich činností a aktivít po celú dobu trvania ich členstva a archivuje tento zoznam najdlhšie päť (rokov) po zániku ich členstva.

 

  • Na účel súťaže zodpovedná osoba (DPO) roku

 

Náš Spolok v spolupráci s partnerským českým Spolkem pro ochranu osobních údajů organizujeme každoročnú súťaž zodpovedná osoba (DPO) roku a na základe súhlasu spracúvame bežné osobné údaje o osobách nominovaných do predmetnej súťaže, ktorá spĺňa kritéria stanovené pravidlami súťaže. Na daný účel spracúvame bežné osobné údaje nominantov, vrátane údajov o ich pracovných a praktických skúsenostiach v oblasti ochrany osobných údajov. V rámci súťaže porota vyhodnotí skúsenosti a referencie jednotlivých nominantov a podľa pravidiel súťaže vyberie finalistov a celkových víťazov súťaže.

 

Bližšie informácie o spracúvaní osobných údajov k danému účelu nájdete na tomto linku.

 

  • Na účel organizovania a účasti na podujatiach

 

Náš Spolok v rámci plnenia svojich úloh a cieľov podľa Stanov organizuje školenia, semináre, konferencie, odborné diskusie a iné podujatia. Na tento účel spracúva bežné osobné údaje účastníkov týchto podujatí, a to na základe predzmluvných a zmluvných vzťahov (prihláška na podujatie).

Predmetné osobné údaje náš Spolok nevyhnutne potrebuje k tomu, aby mohol účastníkom zabezpečiť účasť na danom podujatí. Na tento účel budú spracúvané najmä identifikačné a kontaktné osobné údaje.

 

Vaše osobné údaje na predmetný účel uchovávame po nevyhnutnú dobu, najdlhšie po dobu štyroch (4) rokov od skončenia zmluvného vzťahu (táto doba sa odvíja od základných premlčacích dôb podľa Občianskeho zákonníka a Obchodného zákonníka).

 

  • Na účel plnenia zmluvných vzťahov uzatvorených s odberateľmi

 

Náš Spolok spracúva bežné osobné údaje týkajúce sa našich odberateľov, resp. ich zástupcov, a to pre účely realizácie zmluvných a obchodných vzťahov (vrátane evidencie zoznamu odberateľov, termínov, vykonaných plnení a jednotlivých uzatvorených zmlúv). Predmetné osobné údaje spracúvame na plnenie zmlúv uzatvorených s našimi odberateľmi (najmä zmlúv o poskytnutí služby, zmlúv o spolupráci, zmlúv o dielo, mandátnych zmlúv a iných zmlúv), aby sme mohli svojim odberateľom poskytnúť príslušné plnenie stanovené predmetnou zmluvou. Osobné údaje musia byť pre tento účel nášmu Spolku poskytnuté, inak nebude možné príslušnú zmluvu uzavrieť, resp. ju riadne plniť.

 

Náš Spolok potrebuje predmetné osobné údaje na tento účel počas celej doby trvania a plnenia zmluvy. Po riadnom splnení alebo zániku predmetných zmluvných vzťahov náš Spolok predmetné osobné údaje (dokumentáciu) ďalej archivuje v zmysle príslušných predpisov, aby si splnil svoju zákonnú povinnosť (účtovné záznamy uchovávame po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú).

 

  • Na účel plnenia zmluvných vzťahov uzatvorených s dodávateľmi

 

Náš Spolok spracúva bežné osobné údaje týkajúce sa našich dodávateľov, resp. ich zástupcov, a to pre účely realizácie zmluvných a obchodných vzťahov. Predmetné osobné údaje spracúvame na plnenie zmlúv uzatvorených s našimi dodávateľmi (najmä zmlúv o poskytnutí služby, zmlúv o dodaní tovaru, zmlúv o spolupráci, mandátnych zmlúv, zmlúv o dielo a iných zmlúv), aby mohli dodávatelia nášmu Spolku dodať príslušné služby, tovary alebo iné plnenia stanovené predmetnou zmluvou. Osobné údaje musia byť pre tento účel nášmu Spolku poskytnuté, inak nebude možné príslušnú zmluvu uzavrieť, resp. ju následne riadne plniť.

 

Náš Spolok potrebuje predmetné osobné údaje na tento účel počas celej doby trvania a plnenia zmluvy. Po riadnom splnení alebo zániku predmetných zmluvných vzťahov náš Spolok predmetné osobné údaje (dokumentáciu) ďalej archivuje v zmysle príslušných predpisov, aby si splnil svoju zákonnú povinnosť (účtovné záznamy uchovávame po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú).

 

  • Na účel efektívneho uzatvorenia a plnenia zmluvných vzťahov

 

Náš Spolok má oprávnený záujem na tom, aby mohol riadne uzatvoriť a plniť všetky svoje zmluvné vzťahy, a preto potrebuje spracúvať základné kontaktné a identifikačné osobné údaje týkajúce sa zástupcov a kontaktných osôb druhej zmluvnej strany (odberateľa, dodávateľa alebo iného zmluvného partnera nášho Spolku). Náš Spolok potrebuje získať relevantné osobné údaje druhej zmluvnej strany a jej zástupcov, aby mohol pripraviť relevantný návrh zmluvy (objednávky) a platne uzatvoriť s touto zmluvnou stranou zmluvný vzťah. Rovnako aj počas plnenia zmluvy náš Spolok často potrebuje identifikačné a kontaktné údaje zástupcov, kontaktných osôb a iných pracovníkov druhej zmluvnej strany, aby mohol riadne dodať a/alebo prijať príslušnú službu, tovar a/alebo iné plnenie podľa podmienok uzatvorenej zmluvy. Tieto údaje získavame priamo od svojich dodávateľov, zákazníkov, klientov alebo obchodných partnerov alebo z verejne prístupných zdrojov.

 

Náš Spolok spracúva predmetné osobné údaje na tento účel počas celej doby trvania a plnenia zmluvy (zmluvného vzťahu).

 

  • Na účel preukazovania, uplatňovania a obhajoby právnych nárokov nášho Spolku

 

Ide o spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu pre účely preukazovania, uplatňovania a obhajoby právnych nárokov nášho Spolku v súdnych, rozhodcovských, správnych, exekučných, konkurzných a reštrukturalizačných konaniach, a to voči našim odberateľom, dodávateľom, iným zmluvným partnerom, kontraktorom alebo dlžníkom. Predmetné osobné údaje náš Spolok nevyhnutne potrebuje k tomu, aby mohol účinne preukazovať, uplatniť alebo obhájiť svoje oprávnené nároky a práva. Na tento účel budú spracúvané najmä identifikačné a kontaktné osobné údaje, prípadne ekonomické a transakčné údaje, avšak ak to bude pre daný účel preukazovania, uplatňovania alebo obhajoby nárokov nášho Spolku skutočne nevyhnutné, bude náš Spolok spracúvať aj iné osobné údaje, vrátane osobitných kategórií osobných údajov.

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie.

 

Vaše osobné údaje na predmetný účel uchovávame po nevyhnutnú dobu, najdlhšie po dobu štyroch (4) rokov od skončenia zmluvného vzťahu (táto doba sa odvíja od základných premlčacích dôb podľa Občianskeho zákonníka a Obchodného zákonníka). V prípade, ak bude začaté súdne, rozhodcovské, správne, exekučné, konkurzné alebo reštrukturalizačné konanie, tak nevyhnutné osobné údaje na tento účel bude náš Spolok spracúvať počas celej doby trvania príslušného konania.

 

  • Na účel prijatia služby právneho poradenstva a právneho zastupovania

 

Náš Spolok spracúva osobné údaje na základe oprávneného záujmu k tomu, aby prostredníctvom našich právnych zástupcov (najmä advokátov) bol schopný prijať služby právneho poradenstva, ktoré spočívajú najmä v príprave zmlúv a iných právnych dokumentov, v komunikácii s aktuálnymi, súčasnými a bývalými zmluvnými partnermi (vrátane mimosúdneho riešenia sporov) a v účasti na rokovaniach. Náš Spolok má na takomto spracúvaní oprávnený záujem, aby mohol platne uzatvoriť zmluvné vzťahy s tretími osobami (zmluvnými partnermi) a aby predišiel škodám alebo iným ujmám, ktoré by mohli vzniknúť, ak by niektoré zmluvy a/alebo iné úkony neboli vykonané v súlade s platným právnym poriadkom.

 

Osobné údaje na tento účel náš Spolok poskytne advokátom a advokátskym kanceláriám, ktorí podľa zákona č. 586/2003 Z.z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov poskytujú právne služby.

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie.

 

Osobné údaje v rámci predmetného účelu spracúvame iba po nevyhnutnú dobu, pričom doba uchovania týchto údajov nepresiahne päť (5) rokov.

 

  • Na účel vedenia odoslanej a doručenej pošty (správa registratúry a elektronická komunikácia)

 

Náš Spolok spracúva bežné osobné údaje (základné identifikačné a kontaktné osobné údaje) na základne oprávneného záujmu nášho Spolku, ktorý spočíva v riadnom vedení evidencie odoslanej a doručenej pošty (správa registratúry a elektronická komunikácia).

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie.

 

Osobné údaje v rámci predmetného účelu spracúvame iba po nevyhnutnú dobu, pričom doba uchovania týchto údajov nepresiahne päť (5) rokov.

 

  • Na účel poskytnutia súčinnosti, informácií a nadviazanie kontaktu

 

Ide o spracúvanie identifikačných a kontaktných osobných údajov fyzických osôb a zástupcov právnických osôb na základe oprávneného záujmu, ktoré získame z verejne prístupných zdrojov na to určených, od týchto osôb priamo ako aj od iných osôb, pričom je oprávneným záujmom nášho Spolku, aby mohol nadviazať kontakt s inými právnickými a fyzickými osobami pre účely riadneho chodu nášho Spolku alebo aby náš Spolok poskytol týmto osobám súčinnosť, prípadne informácie, ktorú/ktoré od nášho Spolku tieto osoby požiadajú.

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie.

 

Osobné údaje na tento účel spracúvame iba po nevyhnutnú dobu, aby náš Spolok bol schopný príslušným osobám poskytnúť súčinnosť alebo informácie alebo nadviazať s nimi kontakt. Doba uchovania týchto údajov však nikdy nepresiahne päť (5) rokov.

 

  • Na účel vybavovania a evidencie žiadostí a podnetov dotknutých osôb podľa GDPR

 

Náš Spolok spracúva Vaše osobné údaje k tomu, aby sme si mohli splniť svoju zákonnú povinnosť vyplývajúcu z článkov 12 až 21, 33 a 34 GDPR pre účely vybavenia žiadostí a iných podnetov dotknutých osôb súvisiacich s ochranou ich osobných údajov. Vaše základné identifikačné alebo kontaktné osobné údaje nám musíte poskytnúť, aby sme mohli Vašu žiadosť alebo podnet riadne vybaviť.

 

Vaše žiadosti/podnety, spôsob ich vybavenia a súvisiacu komunikáciu a dokumentáciu náš Spolok ďalej uchováva na základe oprávneného záujmu nášho Spolku, ktorý spočíva v uplatňovaní a obhajobe našich právnych nárokov pre prípad kontroly zo strany dozorného orgánu alebo pre prípad začatia súdneho sporu, ktorý sa bude týkať Vašej žiadosti.

 

Osobné údaje v rámci predmetného účelu spracúvame po nevyhnutnú dobu na vybavenie žiadostí a podnetov a tieto žiadosti/podnety, vrátane dokladov o ich vybavení, evidujeme/uchovávame najviac po dobu piatich (5) rokov od vybavenia žiadosti/dopytu, minimálne však do momentu právoplatného skončenia správneho konania, ktoré bolo v súvislosti s touto žiadosťou/dopytom začaté.

 

  • Na účel marketingu

 

Ide o spracúvanie kontaktných a identifikačných osobných údajov predovšetkým na účel priameho marketingu, t.j. zasielanie newslettra, zasielanie pozvánok na organizované podujatia alebo konferencie, zasielanie ponúk na produkty alebo služby ponúkané našim Spolkom. Identifikačné a kontaktné osobné údaje na predmetný účel spracúvame buď na základe:

 

Vášho súhlasu: ktorý nám dobrovoľne udelíte na konkrétne marketingové aktivity (napríklad prostredníctvom emailu, našej webstránky alebo písomne), pričom predmetný súhlas máte právo kedykoľvek odvolať (napríklad prostredníctvom kontaktných údajov nášho Spolku uvedených v úvode tohto oznámenia). Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním; alebo

 

oprávneného záujmu: oprávnený záujem nášho Spolku na spracúvaní kontaktných a identifikačných osobných údajov našich bývalých a súčasných členov na účel priameho marketingu spočíva v tom, že prostredníctvom propagovania aktivít nášho Spolku sa poskytne rozvoj a rast nášho Spolku, zároveň z komunikácie s našimi bývalými a súčasnými členmi je náš Spolok v rámci spätnej väzby schopný identifikovať, ako naše aktivity vylepšiť a ako odstrániť prípadné nedostatky. Pre riadne fungovanie a rozvoj nášho Spolku je to nevyhnutné a žiadúce v súlade s našimi cieľmi a stanovami.

 

Rovnako pre prípad elektronickej komunikácie poukazujeme aj na ustanovenie § 62 ods. 3 zákona č. 351/2011 Z.z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov, podľa ktorého predchádzajúci súhlas príjemcu elektronickej pošty sa nevyžaduje ak ide o priamy marketing vlastných podobných tovarov a služieb osoby, ktorého kontaktné informácie na doručenie elektronickej pošty tá istá osoba získala v súvislosti s predajom tovaru alebo služieb a v súlade s predmetným zákonom alebo s osobitným predpisom.

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie. Ak namietnete voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe oprávneného záujmu, a to konkrétne na účel priameho marketingu, náš Spolok nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať na predmetný účel.

 

Osobné údaje spracúvané na základe súhlasu uchovávame pre tento účel po dobu platnosti súhlasu. Osobné údaje našich bývalých členov spracúvaných na základe oprávneného záujmu uchovávame pre tento účel najdlhšie po dobu piatich (5) rokov.

 

  • Na účel vybavenia a evidencie účtovníctva, spracovanie účtovných a daňových podkladov a fakturácie

 

Z účtovných a daňových predpisov (najmä zo zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctva, zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty) vyplýva nášmu Spolku zákonná povinnosť viesť účtovníctvo a príslušné osobné údaje (dokumenty) uchovávať po doby stanovené týmito predpismi.

 

Podľa ustanovenia § 35 zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov náš Spolok uchováva účtovné záznamy po dobu desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

 

  • Na účel zabezpečenia ochrany osobných údajov

 

Spracúvanie osobných údajov na daný účel vykonávame na základe oprávneného záujmu nášho Spolku, ktorý spočíva v zavedení primeraných technických a organizačných opatrení potrebných na zabezpečenie ochrany informačným systémom nášho Spolku. Najmä z GDPR v spojení so ZoOOÚ vyplývajú nášmu Spolku povinnosti, aby sme zabezpečili ochranu osobným a iným údajom primeranými technickým a organizačnými opatreniami.

 

Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu máte právo namietať, pričom podrobnosti o uvedenom práve sú uvedené v 7. časti tohto oznámenia nižšie.

 

 

3.     PRÍJEMCOVIA ALEBO KATEGÓRIE PRÍJEMCOV OSOBNÝCH ÚDAJOV

 

Zoznam príjemcov osobných údajov: Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté nasledovným príjemcom, pričom pred každým poskytnutím Vašich osobných údajov najprv dôsledne posúdime, či náš Spolok je oprávnený Vaše osobné údaje poskytnúť inému subjektu:

 

  • marketingovým a PR spoločnostiam, ktoré vykonávajú pre náš Spolok marketingové a PR služby (vrátane služby súvisiace so zasielaním newslettra);
  • poskytovateľom IT služieb, ktorí pre náš Spolok zabezpečujú niektoré IT zabezpečenie a infraštruktúru, vrátane webstránky;
  • právnym zástupcom a advokátskym kanceláriám, ktorí/ktoré nášmu Spolku poskytujú komplexné právne poradenstvo, pripravujú pre náš Spolok právne dokumenty, zastupujú náš Spolok na súdoch a pred inými orgánmi štátnej správy, ako aj voči dlžníkom a iným subjektom na účely uplatňovania a obhajoby práv a právnych nárokov nášho Spolku;
  • spoločnostiam, ktoré pre náš Spolok zabezpečujú vymáhanie a správu pohľadávok;
  • tlmočníkom a prekladateľom, ak v súvislosti s činnosťou nášho Spolku, poskytovaním našich služieb alebo na iný účel, je potrebné zabezpečiť preklad niektorých dokumentov do alebo z cudzieho jazyka;
  • audítorom, ktorí vykonávajú v našom Spolku potrebný audit;
  • účtovným spoločnostiam a daňovým poradcom, ktorí zabezpečujú pre náš Spolok komplexné vedenie a spracovanie účtovníctva, vrátane poskytnutia účtovného a daňového poradenstva;
  • spoločnostiam, ktoré zabezpečujú pre náš Spolok emailovú službu a firemné externé úložisko (cloud);
  • spoločnostiam, ktoré zabezpečujú pre náš Spolok správu registratúrnych záznamov, archiváciu a prípadne likvidáciu dokumentov;
  • bankám a iným spoločnostiam, ktoré pre náš Spolok zabezpečujú najmä uskutočnenie finančných a obchodných transakcií a poskytujú pre náš Spolok finančné služby;
  • spoločnostiam, ktoré zabezpečujú tlačové služby a služby hromadnej korešpondencie;
  • spolupracujúcim personálnym agentúram;
  • spoločnostiam prevádzkujúcich HR portály (napríklad Profesia, LinkedIn);
  • členom nášho Spolku, ak je to skutočne nevyhnutné na daný účel a príslušný právny základ nás na takéto poskytnutie osobných údajov oprávňuje.

 

 

Orgány štátu a ostatné subjekty: Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté aj iným subjektom, ak sa náš Spolok domnieva, že takéto poskytnutie osobných údajov je:

  • v súlade so všeobecne záväzných právnym predpisom, ZoOOÚ alebo GDPR; alebo
  • to potrebné pre účely uplatňovania, založenia alebo obhajoby zákonného práva/nároku nášho Spolku; alebo
  • to potrebné na ochranu dôležitých záujmov nášho Spolku alebo dôležitých záujmov inej osoby,

 

pričom môže ísť o poskytnutie osobných údajov niektorým z nasledovných subjektov:

 

  • kompetentnému orgánu činnému v trestnom konaní, prokuratúre alebo súdu;
  • regulátorovi;
  • notárovi ako súdnemu komisárovi;
  • daňovému úradu;
  • orgánom dohľadu a kontroly;
  • vládnej agentúre;
  • exekútorovi;
  • správcovi alebo predbežnému správcovi v konkurznom konaní alebo v reštrukturalizačnom konaní, vyrovnacom konaní alebo v konaní o oddlžení alebo dozornému správcovi vykonávajúcemu dozornú správu;
  • obci, mestu, vyššiemu územnému celku;
  • ministerstvu;
  • Národnému kontrolnému úradu SR;
  • Národnému bezpečnostnému úradu SR;
  • Slovenskej obchodnej inšpekcii;
  • Justičnej pokladnici;
  • Úradu na ochranu osobných údajov SR;
  • Finančnému riaditeľstvu SR;
  • alebo inému subjektu.

 

Poskytnutie osobných údajov na pokyn dotknutej osoby: Vaše osobné údaje môžeme takisto poskytnúť aj iným príjemcom, ak na takéto poskytnutie osobných údajov udelíte nášmu Spolku súhlas alebo udelíte nášmu Spolku na takéto poskytnutie Vašich osobných údajov pokyn.

 

 

4.     DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

 

Vaše osobné údaje budeme uchovávať najdlhšie po dobu, kým je to potrebné na účely, na ktoré Vaše osobné údaje náš Spolok spracúva, pokiaľ všeobecne záväzný právny predpis nepovoľuje, alebo si nevyžaduje, aby sme predmetné osobné údaje uchovávali po dlhšiu dobu.

 

Jednotlivé doby uchovávania pre jednotlivé účely spracúvania osobných údajov nájdete v rámci každého účelu spracúvania v 2. časti tohto oznámenia vyššie, pričom pri uchovávaní osobných údajov sa vždy riadime nasledovnými základnými pravidlami:

 

  • v prípade spracúvania osobných údajov pre účely plnenia zmluvy, osobné údaje uchovávame po dobu trvania zmluvy (zmluvného vzťahu), ktorá je uzatvorená s našim Spolkom;
  • účtovné doklady a záznamy uchovávame počas desiatich (10) rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú;
  • ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, tak po dobu platnosti tohto súhlasu, resp. do momentu odvolania tohto súhlasu;
  • v prípade iniciovania súdneho alebo správneho konania v rámci daného účelu, budeme spracúvať osobné údaje po nevyhnutnú dobu, počas ktorej bude trvať predmetné súdne alebo správne konanie;
  • v prípade spracúvania osobných údajov na základe oprávneného záujmu, po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania, vždy však najdlhšie po dobu desiatich (10) rokov;
  • po inú dobu, ak nám táto doba vyplýva zo všeobecne záväzného právneho predpisu, alebo ak príslušný štátny orgán (napríklad orgán činný v trestnom konaní) na základe všeobecne záväzného právneho predpisu nás oprávnene požiada, aby sme po dlhšiu dobu osobné údaje uchovávali pre účely priestupkového, trestného alebo správneho konania.

 

5.   AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVANIE A PROFILOVANIE

 

Okrem jasne stanovených prípadov profilovania uvedeného pri niektorom z účelov stanovených v 2. časti tohto oznámenia vyššie, Vaše osobné údaje nie sú a nebudú použité v rámci automatizovaného individuálneho rozhodovania a ani na profilovania.

 

 

6.   PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV DO TRETÍCH KRAJÍN

 

Pre účely spracúvania uvedených vyššie nezamýšľame prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín neposkytujúcich primeranú úroveň ochrany osobných údajov okrem prípadov, kedy si takýto prenos výslovne vyžiada všeobecne záväzný právny predpis alebo rozhodnutie štátneho orgánu. Tretie krajiny sú všetky krajiny okrem členských štátov Európskej únie a krajín, ktoré sú zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore.

 

V prípade, ak si daný účel bude vyžadovať prenos osobných údajov do tretích krajín neposkytujúcich primeranú úroveň ochrany osobných údajov, pri takomto prenose dodržíme všetky podmienky stanovené v článkoch 44 až 49 GDPR ako aj ďalšie podmienky GDPR tak, aby tento prenos spĺňal všetky bezpečnostné štandardy a aby nedošlo k porušeniu Vašich práv a slobôd.

 

 

7.   VAŠE PRÁVA AKO DOTKNUTEJ OSOBY

 

Jednotlivé práva dotknutých osôb: Rovnako ako má náš Spolok svoje práva a povinnosti v súvislosti s ochranou osobných údajov, aj Vy máte práva v súvislosti s ochranou Vašich osobných údajov (osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú). Ide o tieto práva:

 

  • Právo na prístup: Máte právo od nášho Spolku získať potvrdenie o tom, či náš Spolok spracúva Vaše osobné údaje, aké osobné údaje spracúva, na aké účely ich spracúva, na akú dobu ich uchováva, odkiaľ ich náš Spolok získava, kam ich poskytuje, kto iný okrem nášho Spolku predmetné osobné údaje spracúva, či a ako dochádza k automatizovanému rozhodovaniu vrátane profilovania pri spracúvaní Vašich osobných údajov a aké iné práva máte v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov. Všetky uvedené informácie sú poskytnuté v tomto oznámení, avšak pokiaľ máte dojem, že neviete, či a aké Vaše osobné údaje náš Spolok spracúva a ako ich spracúva, máte právo na prístup k týmto osobným údajom. V rámci uvedeného práva na prístup môžete náš Spolok požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov, pričom prvú kópiu Vám náš Spolok poskytne bezodplatne a ďalšie poskytnutie kópií bude spoplatnené.

 

  • Právo na opravu: V prípade, ak zistíte, že osobné údaje, ktoré náš Spolok spracúva, sú nepresné, nesprávne alebo neúplné, máte právo na to, aby náš Spolok tieto osobné údaje opravil, prípadne doplnil.

 

  • Právo na vymazanie (právo na zabudnutie): V nasledovných prípadoch máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré náš Spolok spracúva, boli bez zbytočného odkladu vymazané:
    • Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich náš Spolok získal alebo inak spracúval; alebo
    • ste odvolali súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov, pričom na spracúvanie týchto osobných údajov bol potrebný Váš súhlas a zároveň náš Spolok nemá iný dôvod alebo iný právny základ na ich spracúvanie (napríklad na uplatňovanie práv a nárokov nášho Spolku); alebo
    • využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré náš Spolok spracúva na základe oprávneného záujmu a náš Spolok zistí, že nemá žiadne iné oprávnené záujmy, ktoré by náš Spolok oprávňovali na ďalšie spracúvanie týchto osobných údajov
    • ak by náš Spolok spracúval Vaše osobné údaje nezákonne; alebo
    • aby sa splnila zákonná povinnosť stanovená vo všeobecne záväznom právnom predpise, ktorý sa na náš Spolok vzťahuje; alebo
    • ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti adresovanou priamo dieťaťu.

 

Je potrebné Vás upozorniť, že právo na vymazanie (právo na zabudnutie) nie je absolútne a aj keď pôjde o niektorý z vyššie uvedených prípadov, náš Spolok nie je povinný Vaše osobné údaje (osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú) vymazať, pokiaľ je ich spracúvanie potrebné:

 

  • na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie; alebo
  • na splnenie právnej povinnosti nášho Spolku podľa všeobecne záväzného právneho predpisu; alebo
  • na účely archivácie vo verejnom záujme, vedeckého alebo historického účelu alebo na štatistické účely; alebo
  • na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov nášho Spolku.

 

  • Právo na obmedzenie spracúvania: V určitých prípadoch máte okrem práva na výmaz aj právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, prostredníctvom ktorého môžete v konkrétnych prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu Vašich osobných údajov a aby tieto osobné údaje neboli predmetom žiadnych ďalších spracovateľských operácií po určitú dobu. Náš Spolok je povinný obmedziť spracúvanie Vašich osobných údajov v prípade, ak:

 

  • napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nášmu Spolku overiť správnosť osobných údajov; alebo
  • spracúvanie Vašich osobných údajov je protizákonné a namietate proti vymazaniu týchto osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia; alebo
  • náš Spolok už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie Vašich právnych nárokov; alebo
  • využijete svoje právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane nášho Spolku prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.

 

Ak sa spracúvanie Vašich osobných údajov obmedzilo na základe tohto práva na obmedzenie spracúvania, takéto osobné údaje s výnimkou uchovávania môže náš Spolok spracúvať len s Vašim súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov nášho Spolku, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu štátu, ktorý je členským štátom Európskej únie alebo štátom Dohody o Európskom hospodárskom priestore.

 

  • Právo na prenosnosť: Máte právo získať všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste poskytli nášmu Spolku, ak ich náš Spolok spracúva na základe súhlasu so spracúvaním osobných údajov alebo na základe (plnenia) zmluvy, pričom musí ísť výlučne o osobné údaje, ktoré náš Spolok spracúva automatizovanými prostriedkami (elektronicky). Vaše osobné údaje Vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto osobné údaje priamo inému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné.
  • Právo namietať: Máte právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané na základe verejného záujmu, oprávneného záujmu, vrátane namietania proti profilovaniu, ktoré je založené na základe oprávneného záujmu. Náš Spolok nebude ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ náš Spolok nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo pokiaľ náš Spolok nepreukáže dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov.

 

Ak náš Spolok spracúva Vaše osobné údaje na účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu týchto osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Ak namietnete spracúvanie Vašich osobných údajov na účel priameho marketingu, náš Spolok už nebude tieto osobné údaje na takýto účel spracúvať.

 

  • Právo kedykoľvek odvolať súhlas: V prípade, ak ste nášmu Spolku udelili súhlas so spracúvaním niektorých Vašich osobných údajov, takýto súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

 

  • Právo podať sťažnosť na Úrad: V prípade nadobudnutia podozrenia z neoprávneného spracúvania Vašich osobných údajov, popri uplatnení vyššie uvedených práv, môžete podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia. Dozorným orgánom v Slovenskej republike je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Sídlo Úradu na ochranu osobných údajov SR je na adrese Hraničná 12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, pričom kontaktné údaje úradu sú nasledovné: email: statny.dozor@pdp.gov.sk; web: https://dataprotection.gov.sk/

 

Sťažnosťou sa rozumie predovšetkým návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa ustanovenia § 99 a nasl. ZoOOÚ. V prípade podania sťažnosti/návrhu elektronickou formou, je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa ustanovenia § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov.

 

  • Spôsob uplatnenia Vašich práv: Vaše práva si môžete uplatniť prostredníctvom kontaktných údajov nášho Spolku, ktoré sú uvedené v úvode tohto oznámenia. Komunikáciu s Vami uprednostňujeme v elektronickej forme (emailom), avšak Vaše žiadosti si môžete uplatniť aj písomne alebo ústne. Náš Spolok Vám poskytne informácie o opatreniach, ktoré sa prijali na základe Vašej žiadosti bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného (1) mesiaca od doručenia Vašej žiadosti. V prípade, ak budeme mať oprávnené pochybnosti v súvislosti s Vašou totožnosťou, môžeme Vás požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie Vašej totožnosti (napríklad Vás môžeme požiadať o poskytnutie kópie Vášho občianskeho preukazu). Predmetná lehota na vybavenie Vašej žiadosti začína plynúť až od overenia si Vašej identity. S ohľadom na komplexnosť žiadosti alebo väčší počet žiadostí, môžeme predmetnú lehotu predĺžiť o ďalšie dva (2) mesiace, o čom Vás budeme informovať.

 

Ak náš Spolok neprijme opatrenia na základe Vašej žiadosti, bez zbytočného odkladu, najneskôr v lehote jeden (1) mesiac, bude Vás náš Spolok informovať o dôvodoch nekonania a o možnosti podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov SR alebo uplatniť súdny prostriedok nápravy do jedného (1) mesiaca od doručenia Vašej žiadosti.

 

Ak budú Vaše žiadosti zjavne neopodstatnené alebo neprimerané, najmä pre ich opakujúcu sa povahu, je náš Spolok oprávnený odmietnuť konať na základe Vašej žiadosti alebo od Vás požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady nášho Spolku, ktorý stanovíme. Za neprimerane opakujúcu sa žiadosť budeme považovať najmä každú rovnakú alebo obdobnú žiadosť, ktorá je podaná do šiestich (6) mesiacov od podania predchádzajúcej žiadosti.

 

 

8.     ZMENY V TOMTO OZNÁMENÍ

 

  • Toto oznámenie o ochrane osobných údajov môžeme priebežne aktualizovať v reakcii na zmenu právneho, technického alebo obchodného vývoja. Pri aktualizácii tohto informačného memoranda o ochrane osobných údajov prijmeme vhodné opatrenia na to, aby sme Vás informovali v závislosti od významu zmien, ktoré vykonávame.